Gestión de facturas

Ya sea para una PYME o una gran empresa, la gestión de facturas requiere de una serie de procesos que necesitan el tiempo del personal de administración y, por tanto, de costes. La mayor parte de estos procesos se pueden automatizaraunque para ello es necesario usar la facturación electrónica, tanto para recibir facturas de proveedores como para emitirlas, o por lo menos, pasar las facturas en papel a formato digital. Además, de cambiar los tipos de facturas, se necesita del uso de la tecnología para su gestión e integración con los programas de gestión. A continuación, vamos a ir viendo todo con más detalle.

Algunas claves para saber gestionar las facturas

Emitir facturas electrónicas a los clientes y recibir de facturas de los proveedores y los procesos de gestión asociados, se puede hacer con distintas tecnologías disponibles en el mercado, como es el caso de la herramienta SiiFacil.

Las empresas más grandes suelen integrar las facturas de manera automática en el sistema de gestión empresarial, conocidos por sus siglas en inglés ERP (Enterprise Resource Planning)-.

La pequeña empresa puede usar un software de facturación, que esté más o menos integrado con otras áreas, según lo necesite el tamaño o el tipo de actividad de la PYME en cuestión.

Por ejemplo, hay programas que integran la contabilidad y gestión comercial. Facilitan la contabilidad automática de las facturas de la empresa, así como de los cobros y pagos, para saber la situación financiera de la empresa. Algunas incluso incluyen la gestión del proceso de ventas (precios, descuentos, pedidos, cuotas de clientes o gestión de vendedores) y el proceso de compras o aprovisionamiento (tarifas, propuesta, pedidos o albaranes).

Este tipo de programas suelen ser de muy fácil uso, ayudando a todos los empresarios que no saben cómo hacer una factura. Esto permite que se dediquen la mayor parte de los recursos de la empresa a procesos realmente importantes para el negocio y no perder el foco.

El coste elevado de una Gestión de Facturas manual

Gestionar de manera manual la información contenida en las facturas que se van generando en el día a día de la empresa supone consumir gran parte de tiempo, dinero y recursos a este fin.

Hay diferentes estudios que reflejan que el personal de los Departamentos Financieros, Administración y Compras consumen entre un 30%-40% de su tiempo en gestionar manualmente la información que contienen las facturas físicas. Tiempo que muchas empresas no se pueden permitir.

El pago a un proveedor necesita hacer un conjunto de operaciones previas. Su recepción, registro y clasificación, su reparto, verificación y aprobación, contabilización y archivado… son tareas específicas del proceso de facturación que implican un tiempo acumulado de horas de trabajo de entre 15 y 20 minutos de media, según estudios.

Además hay costes añadidos como los de material de oficina, fotocopias o espacio físico para guardar las facturas de papel, que se estiman que pueden llegar a 2,5 euros por cada factura que se archiva.

El uso de nuestro programa de facturación SiiFacil ayuda a ahorrar hasta un 65% de los costes anuales de una empresa .

Automatización de la Gestión de Facturas de Proveedores

El pago a un proveedor necesita la introducción de los datos de la factura, su codificación, verificación, aprobación, contabilización, autorización de pago y archivo. Si este proceso se hace de manera manual puede requerir varios días o incluso semanas, suponiendo incrementar los costes adicionales desde el momento en que se reciben las facturas. Además en el manejo manual de dichos datos pueden aparecer errores humanos, que ralenticen aún más el proceso.

Trabajar con soluciones que se basan en la tecnología de captura automática de datos y workflow de procesos, puede ser una diferencia importante en la cuenta de resultados a final de año, teniendo en cuenta además que este tipo de programas de gestión están diseñados para una fácil integración, directamente con el ERP de la empresa.

El software Siifacil les puede ayudar a:

  • Facilitar la revisión de las facturas de los proveedores a través de un circuito de aprobación digital propio sin que haga falta de que las facturas en papel o formato electrónico circulen para su aprobación y sin necesidad de introducir manualmente los datos, ya que pueden ser obtenidos directamente del documento y enviados y/o contabilizados en su ERP o tan solo haciéndole una foto con la cámara del móvil.
  • Capturar los albaranes de entrega, reconociendo datos como el nº e expedición o cliente y conservando la imagen del documento con la firma y sello del receptor, facilitando la consulta por parte de los clientes de estos documentos vía web.
  • SiiFacil está integrado con la cámara del móvil, por lo que puede extraer los datos escritos a mano, a máquina, en código de barras o mediante marcas, en formularios variados como son los partes de trabajo, pedidos de clientes, albaranes, encuestas, exámenes.
  • Digitalizar documentos e indexarlos de forma automática para facilitar su búsqueda y consulta, ahorrando los costes del proceso tradicional de archivo y consulta.
  • Conservar copias en formato digital de documentos altamente trascendentales que en caso de pérdida o deterioro podrían representar un importante inconveniente para la empresa (contratos, escrituras, avales, …)
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En Siifacil os queremos dar una serie de consejos para que la gestión de facturas se más sencilla para todo tipo de empresario y emprendedores
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