Contabilidad automática de facturas

Uno de los procesos que más tiempo consume en la gestión de cualquier negocio, es la contabilización de facturas. Este tiempo no aporta demasiado a los clientes de tu asesoría, ya que podrías estar dedicándote a darles más valor en lugar de dedicarte a picar sus facturas. Por ello la contabilidad automática de facturas es uno de esos retos que tiene el sector de la asesoría que atiende a pequeños negocios o autónomos, que delegan en ellas la contabilización y gestión fiscal de sus negocios.

En este articulo vamos a desgranar cuales son los elementos clave para maximizar la automatización es este tedioso proceso.

La contabilización de facturas es un proceso

Si queremos lograr llegar a unos niveles óptimos de automatización, debemos tener en cuenta el ciclo completo de la generación de facturas.

Comencemos por las facturas recibidas

En este caso, habitualmente los negocios cuentan con sus propias plantillas, aplicaciones de creación de facturas o TPV (en el caso de facturas simplificadas). Por lo que tenemos una emisión de facturas en la que el asesor no interviene y tendrá que ser informado de la misma mediante el envío de copias en papel o electrónicas de las facturas, inventarios en hojas de cálculo o similar o simplemente por teléfono.

En este caso la mejor manera de automatizar el flujo de facturas emitidas, es que el asesor este “incrustado” en el proceso de emisión de las facturas. Las ventajas de que asi sea son enormes:

  • Validación inmediata de que las facturas se han emitido correctamente desde el punto de vista fiscal
  • Se evita la doble dignación de facturas, ya que el asesor recibe la información en origen en formato electrónico
  • Se recibe la información a lo largo del mes y no solo en los momentos pico de fin de mes o de trimestre

La mejor manera de que un asesor este integrado en este proceso, es que sea la propia asesoría la que ponga a disposición de sus clientes una herramienta de facturación. Esto permitirá al asesor no solo formar parte del proceso, sino mejorar la percepción del valor del servicio que da a sus clientes. Y si te lo estabas preguntando, Siifacil cuenta con la funcionalidad de emisión de facturas. Cuando un asesor invita a sus clientes a Siifacil, estos cuentan con las siguientes funcionalidades:

  • Formulario de emisión de facturas de manejo sencillo
  • Botón de subida de facturas para aquellos casos en los que el autonomo o negocio tienen “autofacturación” con sus clientes
  • Elaborar proformas que posteriormente se pueden convertir en facturas
  • Están al tanto del estado de la factura, pudiendo el asesor validarla o rechazarla si encuentra algún tipo de problema fiscal en la misma.
  • Automatizar la contabilidad de los clientes, en próximas facturas, ya que Siifacil guarda la información de cuenta contable, subcuenta, etc. que le aplica a cada cliente.

Con todo esto lograremos alcanzar la contabilidad automática de facturas emitidas.

Las facturas recibidas

Las facturas recibidas, tiene un proceso muy diferente a las emtidas. En este caso, dependemos de un tercero para recibir las facturas, que podrán llegar tanto en formatos físicos (papel), como digitales (imagenes, pdf, factura electrónica, etc.). Estas facturas llegan al autónomo o al negocio, que debe encontrar la mejor manera de hacerlas llegar a su asesor para su digitalización.

Lo habitual en estos casos es realizar entregas periódicas de facturas físicas al asesor (semanales en el mejor de los caso o trimestrales en el peor) o simplemente reenviarlas por correo electrónico.

En esos casos estamos generando dos problemas para el procesamiento de nuestras facturas.

  • Acumulación de facturas cuando estas llegan al asesor, manera que recortamos el tiempo que el asesor tiene para revisarlas y contabilizarlas, con el consiguiente riesgo de aumento de errores humanos
  • Tanto asesor como negocio pierden el control del proceso, ya que ni el primero sabe como va el asesor con la contabilización, ni el segundo sabe el trabajo que tiene pendiente ni como planificarlo hasta que es tarde

Por tanto en este proceso, no es suficiente con las indicaciones que ya veíamos en el proceso de facturas emitidas. Necesitamos un componente más para poder alcanzar la contabilidad automática de facturas. Estamos hablando de una herramienta llamada OCR. Este tipo de herramientas, son capaces de procesar una imagen o documento y traducir en texto su contenido. Una vez que esa información ya está en formato electrónico, sería posible su tratamiento automatizado.

Si a estas variables le añadimos un volumen de facturas elevado, vamos a necesitar otro componente: el escáner de facturas. En caso de que recibamos más de 20 facturas al mes en formato físico, sería recomendable contar con un escáner que nos permita transformar estas facturas en una imagen digital para que pueda ser tratada por nuestro OCR y evitemos picar facturas manualmente.

Para poner la guinda y hacer que nuestro proceso llegue a la excelencia, debemos incorporar la Digitalización certificada de facturas, que como puedes leer en el articulo de nuestro blog que enlazamos, nos evitaría el manejo de papel consiguiendo un completo cumplimiento con Hacienda.

Si nos fijamos en como trata Siifacil el proceso de facturas recibidas, podremos comprobar que tenemos una cobertura completa del proceso. No hace falta salir de Siifacil para procesar una factura recibida, ya que permite:

  • Introducir facturas recibidas desde los PDFs que suben los negocios a la plataforma
  • Introducir facturas haciendo una foto con su móvil a la factura en papel, utilizando nuestra aplicación Mi Negocio Mobile. Que además certifica las facturas para Hacienda.
  • Introducir facturas de manera masiva, utilizando un escáner utilizando nuestra aplicación Mi Negocio Desktop. Que además certifica las facturas para Hacienda. Si necesitas un escáner, tenemos el mejor. Descubre la oferta exclusiva de Fujitsu para Siifacil con un escáner especialmente optimizado para procesar facturas.
  • Aplica de manera automática y sin necesidad de pagar licencias adicionales un proceso OCR de ultima generación que identifica los datos principales de la factura.
  • Automatiza la contabilidad, recordando las cuentas contables y demás información necesaria para la contabilización
  • Permite controlar en todo momento el estado de las factura recibidas, tanto al negocio como al asesor. El negocio estará informado tanto de la validación como del rechazo de sus facturas, así como del motivo.
  • Disponible 24 horas al día 7 días a la semana para que el negocio pueda hacer llegar sus facturas al asesor sin esperar a fin de mes o trimestre.

Cómo puedo conseguir Siifacil

Como acabamos de describir, Siifacil cuenta con toda la funcionalidad necesaria para que la contabilidad automática de facturas sea una realidad soportando el proceso de inicio a fin, pero cuenta con más virtudes:

  • Una vista intuitiva del estado de tu negocio agregando y mostrando de manera gráfica el estado económico del mismo
  • Te permite estar en contacto directo con tu asesor a través de un chat
  • La app móvil “Mi negocio” no solo te permite mandar tus facturas recibidas con una fotografía, sino que te avisa de tus mensajes pendientes o del estado de validación de tus facturas.
  • Un espacio compartido con tu asesor para volcar todos los documentos que necesitéis
  • Puedes llevar un control de cobro o de pago de tus facturas, que próximamente será automático integrando los bancos que utilizas en tu negocio

En definitiva, que tanto si eres un asesor como si eres un negocio, Siifacil te permite mejorar el proceso más critico y a la vez mas costoso tu negocio: la gestión de tus facturas.

Si eres un negocio y quieres utilizar Siifacil, dirígete a esta sección de nuestra web para encontrar las asesorías que ofrecen Siifacil a sus clientes.

En caso que seas un asesor interesado en ofrecer Siifacil a tus clientes, no dudes en dirigirte a nosotros. El modelo de Siifacil de pago por uso te ofrece todas las ventajas de su funcionalidad y la flexibilidad que necesita tu asesoría. Contáctanos aquí.

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Contabilidad automatica de facturas
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Contabilidad automatica de facturas
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Uno de los procesos mas tediosos y pesados de tener un negocio es la gestión de las facturas. Descubre como Siifacil puede ayudar tanto al asesor como al negocio a automatizarlo.
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