Cómo llevar la contabilidad de una empresa

Muchas personas cuando deciden emprender y montar su propio negocio, les aparece la misma pregunta: ¿cómo llevar la contabilidad de una empresa? La respuesta es a través de la mecanización de asientos contables. Hace tiempo que la contabilidad se gestiona mediante programas informáticos, y hoy en día es la única manera viable que hay. Gracias a estos programas todo se reduce a pulsar un botón para saber el balance a una fecha concreta, cuánto es lo que debe un cliente o conocer el beneficio que lleva acumulada la empresa. Aunque antes de que el software dé este tipo de información hay que configurarlos, mediante los asientos contables. En este artículo, vamos a ver desde los principios en los que se basa la contabilidad hasta los temas un poco más complejos.

Qué es la contabilidad

La contabilidad de las empresas es una especialidad dentro de la contabilidad que facilita a las empresas tener bajo control sus ingresos y gastos, de forma que permite tener una visión más real de la situación financiera. Dentro de este concepto están incluidos, todas las estadísticas, cálculo de costes, previsiones, facturación, nóminas, y demás flujos de caja de la empresa.

Toda esta información es necesaria para entregársela más tarde a Hacienda, y además para llevar un control de nuestra pequeña empresa, evitando que nos llevemos sorpresas con la situación económica.

Qué función tiene la contabilidad en una empresa

No llevar la contabilidad en la empresa puede conllevar sanciones por parte de Hacienda, además de perder la visión real de la empresa. La contabilidad empresarial consiste en llevar el registro de todos los movimientos de caja para elaborar los estados contables.

Llevar este seguimiento y el estudio de estos datos, nos permite aplicar un modelo de control que facilita tomar decisiones estratégicas de la empresa. Esto es gracias a que tendremos una imagen real del estado de la compañía. Algunos ejemplos de lo que nos permite controlar la contabilidad es: el total de ventas que realiza la empresa, todos los gastos que se generan en la empresa o llevar un control del inventario de los productos.

Por dónde comenzar la contabilidad de la empresa

Para empezar, necesitaremos toda la información relativa a la actividad económica para poder comenzar la contabilidad de una empresa. Esto quiere decir, gastos, ingresos, bajas, altas, movimientos, bienes de inversión o amortizaciones, entre otras cosas. En definitiva, todo lo que pasa en la empresa a nivel financiero. Vamos a ir viendo todo lo se requiere para tener todo en regla.

Cómo llevar una contabilidad básica

Primero tenemos que saber cuáles son los libros son obligatorios que debe llevar la empresa, y cuál es la información que debe incluir cada uno de ellos.

Libros de registro

Dentro de esta categoría se incluyen:

  • Libro de ingresos: donde se recogen todos los ingresos que se hayan tenido.
  • Libro de gastos: ya sean los tickets de gasto o las facturas.
  • Libro de bienes de inversión: donde se deben registrar todos los activos de la empresa.
  • Libro de registro de provisiones de fondo y suplidos: se recogen las provisiones de fondos (entregas a cuenta) y los pagos de suplidos de sus clientes (es decir los gastos pagados en nombre de los clientes).

Libro diario

Este libro es un registro diario de los asientos, las transacciones que haga la empresa. Se incluye además la conciliación bancaria, que tiene relación con el libro mayor de contabilidad.

Gestión Documental

Son todos los documentos que hemos ido mencionando con anterioridad: tickets, facturas, documentos de constitución o las nóminas.Esta información se deben guardar, ya que es obligatorio. Por eso, lo ideal es tenerla digitalizada, para evitar su pérdida y poder encontrarla más fácilmente.

En este punto tenemos que decir, que esto es uno de los puntos fuertes de SiiFacil, gracias a que gestiona todos estos documentos digitales y los almacena de manera sencilla. No pierdas más tiempo y consulta las ventajas de SiiFacil.

Presentación de impuestos

Las cuentas hay que pasarlas a Hacienda y pagar impuestos como empresa que están fijados. Para hacerlo es necesario rellenar distintos modelos tributarios, como por ejemplo el modelo 303 o el modelo 347. Se trata de un tema bastante complejo, que requiere el asesoramiento de un profesional en la materia.

Cuentas y balance anual

Se trata de una foto fija de mi empresa, es decir, se muestran los recursos propios, activos y deudas de la empresa.

Cómo llevar la contabilidad de un negocio

Para tener todo en regla es necesario seguir una serie de pasos. Veamos cuáles son:

  1. Saber la fiscalidad del negocio, ya que deberemos enviar las cuentas a Hacienda, y liquidar los impuestos (IRPF, IVA e Impuesto de Sociedades) dentro de unos plazos que se recogen en el calendario fiscal.
  2. Guardar los documentos para cumplir con las obligaciones fiscales. Estos documentos son las facturas de venta junto a los recibos de cobros, facturas de compras y/u otro tipo de justificante de gasto, además de los extractos bancarios.
  3. Llevar el registro de los ingresos y gastos. Esto quiere decir que deberemos tener un balance entre lo que se gasta y lo que se ingresa.
  4. Digitalizar la contabilidad con un software de facturación. Abandonar el método clásico de boli y papel, y usar un programa en la nube que nos permitirá ahorrar tiempo, dinero y errores. Estas herramientas se encargan de todo.

Cómo hacer asientos contables

Un asiento contable es la anotación que se genera con cada operación económica que realiza empresa. Veamos con un ejemplo como sería el asiento contable de una compra:

El 15 de marzo compramos a un proveedor productos por un valor de 1.000 €, y que están sujetos a un IVA del 21%. El pago lo haremos mediante una transferencia bancaria que se hará al día siguiente.

Primero, con fecha de 15 de marzo, se anotará el movimiento de compra. Intervendrán dos cuentas, una de activo (de compra de mercancías) y otra de pasivo (de obligación de pago por la compra de productos).

Posteriormente, se anotará el pago de la compra con fecha 16 de marzo, y se registrará el pago de los productos comprados mediante una entidad bancaria.

Cómo llevar la contabilidad de una empresa

Aunque es un trabajo tedioso y en ocasiones cuesta ponerse a contabilizar las facturas, subir los tickets o gestionar los gastos, es necesario destinar cierto tiempo cada día para llevar la contabilidad de la empresa. Debemos tener un programa de facturación junto con un registro donde estará toda la información, que nos facilite toda esta tarea.

Lo único claro, es que, si no llevamos la contabilidad al día, podemos llevarnos alguna sorpresa y puede suponer que perdamos mucho más tiempo a final de mes o trimestre.

Además, una ventaja de llevarlo, es que podremos tomar mejores decisiones. Este es otros de los factores a favor de usar un software de facturación. Hay algunas herramientas como excel, que registran la información, sin embargo, los programas especializados nos permiten tener la información actualizada, accesible y todo de manera visual.

En el mercado hay distintas herramientas que pueden facilitar el llevar la propia contabilidad o la contabilidad de la empresa, como por ejemplo SiiFacil. Te animamos a que comiences a usar nuestro software y verás lo sencillo que es tener la contabilidad al día y de manera correcta.

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Una duda habitual que nos encontramos es cómo llevar la contabilidad de una empresa. Por este motivo hemos escrito este artículo
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