Cómo hacer una factura

Una duda habitual cuando la empresa comienza su funcionamiento es ¿cómo hacer una factura? En Siifacil os vamos a explicar todo lo se necesita saber: cuáles son los requisitos que debemos cumplir para que la factura sea válida desde el punto de vista legal, los datos y los impuestos que se deben incluir o en qué situaciones es necesario realizar una factura. Empezamos con nuestra explicación de hacer una factura paso a paso.

Qué es una factura

Lo primero que debemos tener claro es qué es una factura. El término proviene de los antiguos romanos que significaba «aquello hecho y acabado». De ahí que la factura se tenga que hacer al terminar la empresa o el autónomo el trabajo.

Una factura es un documento de carácter mercantil que contiene la información de una acción de compra-venta de bienes o servicios entre dos personas, ya sean físicas o jurídicas.

Cuando nos planteamos cómo se hace la factura, lo primero que debemos tener claro es la legislación que se le aplica es el Reglamento de Facturación. Según esta normativa, son los autónomos y las pymes quienes están obligados a emitir facturas por cada trabajo que realicen. Más adelante ampliaremos esto.

Cómo hacer una factura

Tradicionalmente la factura se ha hecho en papel y se mandaba por correo o se entregaba en mano al cliente. En la mayoría de ocasiones la facturas se hacían a mano en un libro de facturas de papel.

Con la llegada de informatización de las empresas, se extendió la factura hecha con programas informáticos y se enviaban a los clientes por email, normalmente en formato PDF.

Toda factura debe incluir obligatoriamente una serie de información. A continuación, detallamos cada uno de estos campos:

  • Número. La numeración de las facturas dentro de cada serie debe ser correlativa. Puede haber varias series separadas en los siguientes casos: la empresa tiene más de un establecimiento, hace operaciones que tiene diferente naturaleza o facturas rectificativas. Lo normal es que se empiece una serie nueva para cada año.
  • Fecha de emisión.
  • Nombre y apellidos, razón o denominación social completa. No solo debe aparecer del emisor, sino que el destinatario de las operaciones también debe estar.
  • Número de identificación fiscal
  • Domicilio. Se debe recoger la dirección de la empresa que emite la factura y el destinatario de las operaciones.
  • Descripción de las operaciones. Se tiene que recoger la base imponible, es decir, el importe de la contraprestación, incluyendo el precio unitario sin impuesto. También deben estar los descuentos o rebajas que no estén incluidos en el precio unitario.
  • Tipo impositivo del IVA. También debe estar el porcentaje de retención en el IRPF en los casos que sea necesario.
  • Cuota tributaria.
  • Importe total a pagar.
  • Fecha cuando se realizó la operación.

Cuándo emitir una factura

Además de saber cómo hacer una factura, también es conveniente conocer cuándo es obligatorio hacerla. Los empresarios o autónomos tienen la obligación de hacer facturas, u otros justificantes, por las operaciones que realicen durante su actividad.

Siempre es aconsejable guardar una copia del documento que se entrega, es decir, estar dado de alta en Hacienda para emitir facturas. Del mismo modo, estamos obligados conservar todas las factura que recibamos de otro empresarios o autónomos.

Es obligatorio que cuando se entreguen los bienes o servicios se emitan y conserven las facturas, donde se tiene que especificar las operaciones del IVA a la que esté sujeta la actividad. Ahora bien, hay algunos regímenes especiales de IVA, que no requieren de emisión de facturas, dando lugar a las siguientes excepciones:

  • Operaciones exentas de IVA.
  • Realizadas por empresarios o autónomos en el régimen especial del recargo de equivalencia.
  • Hechas por empresarios o profesionales en régimen simplificado del IVA, salvo que la determinación de las cuotas devengadas se efectúe en atención al volumen de ingresos.
  • Realizadas por empresarios o profesionales en el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca.

Es obligatorio emitir facturas siempre que el destinatario del producto o servicio sea un empresario que ejerza como tal y cuando un cliente lo solicite.

Ejemplo de factura

Vamos a ver un ejemplo de factura para tener más claro cómo se tendría que hacer. Imaginemos un autónomo que se dedica a dar servicios de mantenimiento informático y tiene que hacer una factura a una empresa.

La fecha de realización del trabajo coincide con la fecha de emisión y cobro de la factura. El coste de la factura se construye a partir del precio unitario de cada hora trabajada.

Al importe del trabajo realizado, se le tiene que añadir el 21% del IVA y restar la retención de IRPF. En este ejemplo, como es un autónomo habrá que aplicar una retención del 15%. La liquidación del IVA de la factura le corresponde al autónomo y la retención del IRPF le corresponde a la empresa destinataria de la factura.

Cuál es el plazo para remitir una factura

Las facturas se deben emitir en el momento en el que se realice el intercambio. Sin embargo, cuando el destinatario se un empresario, se puede aplazar hasta un mes desde el mencionado momento.

En cualquier caso, las facturas se deben emitir antes del día 16 del mes siguiente al periodo de liquidación del impuesto en el que se haya hecho la operación.

Tipos de factura

Existen varios tipos de facturas y cada una de ellas tiene su características a la hora de hacerla. Es bueno saber esto para no cometer errores. Las más habituales son la factura ordinaria, la simplificada, modificada o la electrónica, aunque hay más. Por ello, recomendamos leer nuestro artículo sobre los tipos de facturas.

Quién puede emitir una factura

La ley dicta que para poder emitir facturas se tiene que ser un sujeto pasivo del impuesto, es decir, estar registrado como empresario para que Hacienda tenga constancia de ello.

Una vez nos hayamos registrado, ya podremos empezar a emitir facturas a todos nuestros clientes.

Consejos para hacer facturas

Lo primero que debemos saber es que la organización siempre nos supondrá un ahorro de tiempo. De esta manera, nuestra gestión se verá mejorada.

Recuerda que hay una serie de campos que son obligatorios rellenar, que se pueden personalizar las facturas de manera que trabajemos nuestra imagen de marca y si cometemos algún fallo podemos cancelar la factura emitida o rectificarla.

Por todo esto, es recomendable usar software de facturación como SiiFacil, que ayudan a ahorrarnos mucho tiempo y esfuerzo a la hora de gestionar la facturación de nuestro negocio.

Esperamos que el artículo haya servido para despejar dudas y aclarar mejor los conceptos. Recuerda que en caso de dudas puedes dejarnos un comentario y lo contestaremos en el periodo de tiempo más breve posible.

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Una de las dudas más frecuentes a la hroa de empezar una empresa es cómo hacer una factura. Os contamos cómo realizarla paso a paso.
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